LES BONNES PRATIQUES MANAGÉRIALES SPÉCIAL TÉLÉTRAVAIL

Comme beaucoup, le télétravail vous y pensiez ou, pour les plus avancés, vous aviez commencé à le mettre en place pour certaines personnes, à des fréquences bien définies (un jour/mois ou par semaine) et uniquement dans certaines circonstances. Mais si, vous aussi, vous avez dû accélérer le déploiement à grande échelle du télétravail dans votre entreprise, ce guide des bonnes pratiques du management à distance est fait pour vous !

Et ne vous inquiétez pas, le secret d’un dispositif de télétravail réussi est avant tout la capacité à itérer. N’hésitez donc pas à collecter régulièrement des feedbacks de vos équipes pour faire évoluer vos pratiques (en fonction de votre culture d’entreprise, de vos rituels, de vos contraintes métiers, des profils de vos équipes, des modes de fonctionnement individuels...).

Aujourd'hui, nous avons décidé de vous partagez les 6 commandements des bonnes pratiques managériales à adopter en télétravail :

Dès le premier jour, il est primordial de partager avec vos équipes le nouveau cadre de travail dans lequel vous allez tous évoluer : les règles qui vous semblent importantes (les plages horaires par exemple), les outils que vous allez utiliser, mais surtout la direction dans laquelle aller, comment y aller et de quelle manière suivre l’avancement. En initiant un cadre clair, vous évitez alors de l’énergie perdue sur des tâches erronées et une potentielle démotivation de vos équipes. Et vous créez les conditions favorables à un climat de confiance encourageant l’autonomie et la prise d’initiatives.

• Fixez le cap et la vision à long terme et assurez-vous qu’ils soient bien compris de la même façon par l’ensemble de vos collaborateurs. Ne laissez pas le flou s’installer car vous risquez de voir vos équipes prendre des mauvaises directions.
• Donnez à vos collaborateurs des objectifs réalistes et réalisables à court terme avec des échéances à la semaine ou la journée, à vous de choisir. Ne soyez pas trop ambitieux, au risque de démotiver vos équipes dans le contexte actuel. Et célébrez les réussites au quotidien, c’est bon pour le moral !
• Mettez en place un reporting d’activité simple et partagé entre tous les membres de l’équipe. Par exemple, un récapitulatif en fin de journée de l’atteinte de l’objectif et des questions en suspens. Il est essentiel de rester au courant de l’activité de vos collaborateurs pour réajuster les objectifs si nécessaire et révéler les difficultés éventuelles, sans pour autant tomber dans le micro-management.

Pour mener à bien leurs missions, vos équipes ont plus que jamais besoin de bonne humeur, de soutien, d’échanges avec leurs collègues. A vous de mettre en place des rituels permettant de maintenir les liens à distance. En voici quelques exemples :

• Pour bien commencer la journée, organisez des réunions d’équipe rapides, une vingtaine de minutes, pour échanger sur vos objectifs de la journée, vos réussites mais aussi vos difficultés. Prenez aussi ce temps pour boire un café ensemble ou faire une courte séance de réveil musculaire. Ayez une routine matinale qui vous soit propre. Cela vous permettra aussi de tester l’humeur de chacun et, si besoin, de vous remonter le moral.
• Encouragez le partage de contenus amusants, décalés (photos, vidéos, jeux...) pour déconnecter même un court instant d'un contexte parfois difficile. Vous pouvez même organiser des challenges : la meilleure photo de poste de télétravail, la tenue la plus drôle, le déjeuner le plus appétissant... Pensez à prévoir un espace dédié pour ces types d’échanges afin qu’ils soient pleinement séparés des conversations liées à votre travail (un groupe WhatsApp, un channel Slack …)
• Organisez des cafés virtuels, des Skypéros, des e-déjeuners, des cours de sport 100% confinés, etc. Bref, proposez de digitaliser les moments informels qui font partie de la vie de l’équipe.

Ce n’est pas parce que vous êtes en télétravail que vos équipes ne peuvent plus travailler de manière collaborative.

• Lors de vos réunions, facilitez la participation active de tous en encourageant chacun à exprimer son point de vue, partager ses idées, donner un feedback à ses collègues, raconter ce sur quoi il travaille.  
• Pour resserrer les liens, encouragez vos équipes à continuer à travailler à plusieurs sur des projets. Pour cela, il est indispensable de mettre à disposition de vos équipes quelques outils pour faciliter la collaboration à distance : un espace de stockage partagé a minima, des fichiers partagés, un chat pour échanger en direct, une solution de visio à plusieurs, une plateforme de collaboration avec vision partagée des tâches...
• Vous pouvez même organiser des ateliers de créativité à distance. Sur la plateforme Klaxoon par exemple, vous avez à votre disposition un panel d'outils pour faciliter vos ateliers et gérer au mieux l’idéation à distance (brainstorm, speed boat, quizz, sondage...).

Disponibilité et écoute sont les maîtres-mots pour accompagner vos équipes dans cette transformation de leur quotidien qui implique un nouveau cadre, de nouvelles manières de travailler et de nouveaux process qui seront vécus différemment par chacun.

• Enfants à garder, pas d’espace de travail isolé, réseau internet peu performant... Il est primordial de connaître et prendre en compte les contraintes de chacun face au télétravail afin de trouver un mode de fonctionnement partagé. Par exemple, si vous prévoyez une réunion d’équipe hebdomadaire, vous pouvez faire un sondage auprès de vos équipes sur le jour et l’heure les plus adaptés. Vous pouvez également créer un calendrier partagé avec les plages horaire de disponibilités de chacun.
• N’hésitez pas à partager des conseils et bonnes pratiques avec vos équipes pour les aider à aménager leur espace de travail, organiser leur temps, gérer les priorités. En sachant que ce qui fonctionne pour un ne fonctionnera pas forcément pour un autre, chacun doit s’approprier ces pratiques (dans la limite du cadre que vous aurez fixé).
• Pour les impliquer dans la définition de ces bonnes pratiques de télétravail, recensez les différentes idées de vos collaborateurs sur “comment travailler à distance selon eux”, et faites-en un manuel que vous pourrez enrichir au fur et à mesure.

Une erreur couramment faite est de penser qu’il est nécessaire de contrôler plus étroitement vos collaborateurs en télétravail. Au contraire, pour se dérouler dans de bonnes conditions, le télétravail implique un cadre de confiance établi et une plus grande flexibilité dans la gestion des équipes.

• Focalisez-vous sur les résultats atteints par vos équipes plutôt que sur les heures passées sur un travail. Montrez à vos équipes que vous leur faites confiance et laissez leur l’autonomie nécessaire à la réalisation de leur travail (sans pour autant oublier d’instaurer une méthode de suivi des objectifs que vous aurez fixé).
• Prenez garde à ne pas être trop présent. S’il est primordial d’être disponible pour vos équipes lorsqu’ils en éprouvent le besoin, ne tombez pas dans le contrôle et l’hyper connexion en passant vos journées à appeler vos collaborateurs. Et pensez, vous aussi, à déconnecter et à poser les limites entre la sphère professionnelle et la sphère privée !
• Concernant la communication que vous mettez en place avec vos équipes, il est important d’identifier les sujets urgents de ceux qui n'impliquent pas une réponse immédiate. Pour les sujets ne nécessitant pas d’action rapide, privilégiez un mode de communication asynchrone sur des plateformes comme Teams ou Slack et faites savoir à vos collaborateurs que vous n’attendez pas de réponse immédiate de leur part. Cela permet de réduire l’hyper instantanéité et donc d’augmenter la productivité.

Pour vos équipes aussi, le passage en télétravail est un challenge et transforme la relation qu’ils ont avec leur manager. Alors comment manager son manager en télétravail ?

• En respectant le cadre : Afin que votre manager vous fasse confiance et vous donne l’autonomie attendue dans la réalisation de vos tâches, faites preuve de la même rigueur que si vous étiez dans votre cadre habituel de travail. Soyez ponctuel lors des réunions à distance, respectez les plages de travail qui ont été définies (ou, si cela n’est pas possible, informez-en clairement votre manager), tenez vos engagements en termes d’objectifs.
• En posant les limites : Télétravail ou pas, il est indispensable de poser vos limites en terme de disponibilité notamment. Ce n’est pas parce que vous travaillez depuis chez vous et que votre ordinateur se trouve dans votre salon que vous vous devez de répondre à vos mails à 22h.  De la même manière, ne vous sentez pas obligés de répondre immédiatement à tous les messages WhatsApp envoyés au fil de la journée. Au contraire, aménagez-vous des moments pour travailler sur des dossiers sans interruption.
• En exprimant clairement ses besoins, attentes et difficultés : N’attendez pas pour faire remonter à votre manager les difficultés que vous pourriez rencontrer. Que ce soit des craintes liées à ce nouveau mode de travail, des problèmes de communication à distance avec vos collègues, des problèmes d’articulation vie privée / vie professionnelle ou encore des points bloquants dans la réalisation de vos missions. On ne le répètera jamais assez, la clé pour bien vivre le télétravail est la communication en toute transparence !

Sujet du premier Club Corporate des Villages entre Startups et Grands Groupes... Quelles idées en ressortir ?

On vous résume ce qu'il s'est dit !

Comment faites-vous pour responsabiliser et valoriser vos collaborateurs à distance ?

• Systématisation du feedback : féliciter vos collaborateurs
• Donner à votre équipe une certaine autonomie pour s'auto-organiser
• Créer des nouveaux rituels (échanges réguliers en Visio / Audio)

Comment faites-vous pour veiller au bien-être de vos équipes, à distance et dans la situation actuelle ?

• Être à l'écoute au quotidien de l'ensemble de son équipe (accueil des problématiques, des actualités...)
• Recréer "La machine à café" (ou "l"afterwork") en favorisant aussi les échanges informels
• Co-construire de bonnes pratiques d'entraide

TIPS : Il est important aussi de suivre le moral de ses collaborateurs (MoodBoard, Humeur du jour...)

Comment faites-vous pour communiquer de manière efficace et équilibrée avec vos équipes ?

• Appliquer des règles de bonne conduite pour vos réunions à distance
• Définir clairement l'usage de chaque outil de communication
• Privilégier les appels, les visios aux mails (sans devenir trop intrusif...)